Over het Archief
U staat voor de deur van het Archief. Wilt u het Archief raadplegen klik
dan op Catalogus en log in met uw
gebruikersnaam en wachtwoord.
Wilt u alleen maar een kijkje nemen om te lezen hoe onze VvE zijn Archief beheert lees dan verder of ga rechtstreeks naar de secties
PDF,
Inventaris,
de Catalogus als tabel
of
Leesbaarheid en Doorzoekbaarheid.
De documenten in het Archief
VvE Résidence Witte Brug is een actieve vereniging; actief, toekomstgericht en met respect voor het verleden. Daarbij hoort een archief dat, vanaf de stichting in 1978, systematisch is bijgehouden door het verzamelen van gave documenten. Helaas; zo is het niet (altijd) gegaan. En de wens om zo'n archief alsnog in enige volledigheid te reconstrueren blijkt te hoog gegrepen.
Een nadere oefening in bescheidenheid waarbij behoeften en mogelijkheden tegen elkaar zijn afgewogen leidt tot de volgende conclusies:
Er bestaat behoefte aan een on-line en toegankelijk archief dat een afspiegeling vormt van de zaken die in de loop der jaren rond de VvE hebben gespeeld en zoals dat is vastgelegd in het verkeer tussen de ledenvergadering en het bestuur. Dit verkeer kent drie pijlers:
- de notulen van de algemene ledenvergadering
- de agenda's en bijlagen (waaronder de begrotingen en de jaarrekeningen)
- overige documenten, zoals bestuursmededelingen.
Het verzamelen van deze documenten voor het Archief was geen eenvoudige bezigheid. Het oudere bronmateriaal moest worden ontleend aan papieren documenten die zorgzaam zijn bewaard door enkele leden en voor de reconstructie van dit Archief konden worden ingezien. Geen van deze verzamelingen bleek compleet of bestond uitsluitend uit gave documenten maar met verstandig combineren kon een goede start gemaakt worden.
Vanaf 2007 zijn de nieuwe VvE-documenten nagenoeg geheel beschikbaar in de vorm van handige computerbestanden. Niettemin, en mede om de authenticiteit zeker te stellen, is na enig wikken en wegen besloten ook voor het jongere bronmateriaal gebruik te maken van de papieren afdrukken zoals die aan de leden worden gestuurd. Ook papieren documenten die mede als (Word-)bestand worden aangeleverd worden eerst naar het PDF formaat geconverteerd alvorens ze aan het Archief worden toegevoegd.
PDF (Portable Document Format)
Om het papieren bronmateriaal toegankelijk te maken voor publicatie op deze website moesten vele honderden pagina's (tot 2010 zo'n 800 A4-tjes) worden ontniet, 'ontsmet' (lees: persoonlijke aantekeningen van hun eigenaren of voorgangers moesten tijdelijk worden afgedekt), gescand en geconverteerd naar het PDF formaat. Dit populaire archiefformaat laat zich goed lezen op de meeste desktop computers met behulp van de de daarop geïnstalleerde webbrowsers zoals Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox en Google Chrome. Ditzelfde geldt voor Apple's Safari; ook op de iPad.
Sommige Android smartphones en Android tablet computers vormen momenteel voor het lezen van PDF bestanden nog een bekend probleem dat voorlopig moet worden opgelost door het betreffende PDF bestand in de browser te downloaden en vervolgens te lezen in een PDF viewer zoals Adobe Reader. Hoe omslachtig dat is hangt af van het type apparaat en van de versie van het besturingsssysteem.
Over de volledigheid van het on-line archief valt het volgende op te merken:
- De verzameling notulen is compleet. N.B.: dit zijn steeds de concept-notulen die, al dan niet gewijzigd, pas worden vastgesteld in de (volgende) vergadering waarbij eventuele wijzigingen worden genotuleerd.
- de verzameling authentieke agenda's is compleet vanaf 1983. N.B.: oudere agenda's die niet als fysieke documenten zijn aangetroffen werden gereconstrueerd aan de hand van de notulen; sommige van deze oudere agenda's hebben nooit als zelfstandig document bestaan maar waren beperkt tot een simpele convocatie.
- de verzameling bijlagen bij de agenda's is onvolledig. N.B.: dit is vooral een tekortkoming bij de financiële jaarstukken zoals die met de agenda's werden meegestuurd. De financiële jaarstukken in de betreffende jaren werden gereconstrueerd met behulp van incidentele cijfers uit agenda's en notulen (december 2010, met dank aan de penningmeester Luinstra).
- de verzameling 'overige documenten' is fragmentarisch. Hier bevinden zich o.a. de 'nieuwsbrieven': mededelingen van het bestuur aan de leden, soms in de vorm van enquêtes.
De Catalogus is feitelijk een HTML 'table' met CSS vormgeving die moet zorgen dat alles gemakkelijk te vinden is en dat de ruimte optimaal wordt benut:
- De breedte van de tabel heeft een vaste waarde die gelijk is aan de breedte van de pagina.
- De drie kolommen hebben een dynamische breedte, die rekening houdt met de breedste cel in de betreffende kolom en (zonodig) met de dynamiek binnen de rij als gevolg van het hover-effect in de navigatie.
- Rijen in de oneven jaren hebben een grijze achtergrondkleur om ze als groep te onderscheiden van het voorafgaande en volgende even jaar met witte achtergrondkleur.
- De lettergrootte en de 'padding' binnen de cellen zorgen er voor dat de inhoud leesbaar is en trefzeker kan worden aangeklikt, ook op het aanraakscherm van een smartphone.
- De documenten in de Catalogus zijn gerangschikt op jaartal en datum in een dalende reeks. Daardoor worden de actuele documenten als eerste getoond.
Over leesbaarheid en doorzoekbaarheid
Alle PDF bestanden in het Archief zijn voor een nederlandstalige lezer met weinig moeite leesbaar.
De doorzoekbaarheid is een ander verhaal. Karakteristieke problemen ontstaan bij het scannen van oude documenten waarvan het origineel werd vervaardigd op een mechanische schrijfmachine met een inktlint, zonder een elegante mogelijkheid voor onzichtbare correcties en niet voorzien van enige stabilisatie van de 'aanslag'.
Ter illustratie: hieronder een reproductie van het meest recalcitrante scanfragment in de verzameling. De notulen van 15 november 1978 zijn kennelijk vervaardigd op een bejaarde schrijfmachine met een inktlint dat aan vervanging toe is; repeterende afwijkingen in afzonderlijke letters doen bovendien vermoeden dat een servicebeurt nodig was (let op de 'E' en de 'G'):
Een nederlandstalige lezer kan dit fragment met weinig moeite lezen maar een (simpele) OCR-lezer weet zich geen raad:
NO1UIÀI{ VAN DF] VTjÏiCJADERIi,IC VAN Db VERLNTCTNC VAII
lrfG,l'lAfibN VAI'J IIU RbSIDitNC[ hIl1U B]ïtrC
DDO 15 li0vEtÉrili
1978
Conclusie: alle documenten in het Archief zijn voor een nederlandstalige lezer leesbaar maar lang niet alles is voor 100% geconverteerd naar correcte tekst; aanvullende inspectie van het PDF beeld kan nodig zijn om een zoekactie te voltooien.
+ - + - +